認可特定保険業者等に関する命令(平成23年5月13日内閣府令・総務省令・法務省令・文部科学省令・厚生労働省令・農林水産省令・経済産業省令・国土交通省令・環境省令第1号)

第96条の4(電磁的記録による保存)

民間事業者等が、電子文書法第3条第1項の規定に基づき、前条各号に掲げる保存に代えて当該保存すべき書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる方法のいずれかにより行わなければならない。

一

作成された電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイル又は電磁的記録媒体(電磁的記録に係る記録媒体をいう。以下この章において同じ。)をもって調製するファイルにより保存する方法

二

書面に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取ってできた電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイル又は電磁的記録媒体をもって調製するファイルにより保存する方法

2.

民間事業者等が、前項の規定に基づき、前条各号に掲げる保存に代えて当該保存すべき書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、必要に応じて、電磁的記録に記録されている事項について、電子計算機の映像面への表示及び書面への出力ができるようにするための措置を講じなければならない。

3.

前条各号に掲げる規定に基づき、同一内容の書面を2以上の事務所等(書面又は電磁的記録の保存が義務付けられている場所をいう。以下この章において同じ。)に保存をしなければならないとされている民間事業者等が、第1項の規定に基づき、当該2以上の事務所等のうち、1の事務所等に当該保存すべき書面に係る電磁的記録の保存を行うとともに、当該電磁的記録に記録されている事項について、他の事務所等に備え付けた電子計算機の映像面への表示及び書面への出力ができるようにするための措置を講じた場合は、当該他の事務所等に当該保存すべき書面の保存が行われたものとみなす。